安否確認システムの選び方
多くのお客様から安否確認システムを選ぶ際、どれを選べばよいかわからない、というご質問を頂きます。「価格が安いのが一番？」「機能が多いのが一番？」「会社の知名度が一番？」と、何を基準に比較を行えばよいか判断できない、そんなことはありませんか？
安否確認システムを選ぶコツは「事業継続計画に一番適したものを選択する」ことです。しかしそれでは解決にはならないでしょう。
安否確認システムを選ぶ判断基準を「用途」「規模」「機能」からお教えします。導入の参考になれば幸いです。
用途で考える
災害時のみ使用する
災害時・緊急で社員全員へ連絡する場合にのみサービスを使用する場合、初期導入費、月額利用料が安価なものを選択することをお勧めします。その理由としては滅多に使わないサービスに多額の投資を行っても見返りが少ない（災害リスクをマネジメントできない）からです。
この場合は、安否確認システムを社内の基幹システムに統合できるカスタマイズ性があるかどうかも判断材料としてはいかがでしょう。設備投資をさらに抑えることができるかもしれません。
機能としては、
- ・返信があるまで再送してくれる機能がある
- ・サポートによる電話連絡をしてくれるサービスがある
- ・災害速報と連動して連絡する機能がある
などを判断材料として考えてはいかがでしょうか。
導入後、定期的に災害、緊急時を想定した訓練を社内全体で行うことをお勧めします。いざというときサービスを活用できないようでは導入した意味がなくなってしまうためです。
日常業務にも使用する
安否確認システムは言わば連絡網です。本来であれば災害・緊急時下でしか使用できないという制限はありません。連絡網システムと同じ感覚で使用できるのが安否確認システムです。
やはり緊急時に使用したこともないサービスを戸惑いながら使用するよりも、日常業務の中で使い慣れているサービスを使用するべきでしょう。
そのような想定で安否確認システムを導入される際には、導入費、月額利用料よりも機能を判断材料として考えてはどうでしょう。
- ・日常業務に即した機能がない場合に追加できるカスタマイズ性がある
- ・操作が簡単であり、時間をかけずに配信が可能である
- ・回答内容を記録できる、編集できる
など、日常業務でどのように活用できるかも意識し判断するとよいでしょう。
ルーチン業務などのスキルを特に必要としない業務では大きな効率化を図れる可能性があります。業務フローを整理し、導入したサービスを十二分に有効活用しましょう。
規模で考える
100人未満の企業規模
100人未満の企業規模の場合、災害担当者が少数であることが多いため、導入時に多くの手順を踏まない、企業側で準備するものがない、連絡内容をテンプレート化でき配信をスムーズに行える、など効率よく使用できるサービスを選択しましょう。
やはり災害担当者に多くの負担をかけないことが一番です。時間を掛けずに効率よく緊急連絡を配信できる機能を備えたサービスをお勧めします。
100～500人の企業規模
100人～500人の企業規模ですと個人情報の管理を行うだけで大変な労力を必要とします。そのためユーザの新規登録、組織・社員の属するグループの編集など、「管理のしやすさ」が重要な判断材料でしょう。
災害担当者に多くの人手を割くことになるはずですので、災害担当者全員が不自由なく使用できるよう簡単な操作を特長としているサービスを探しましょう。
多くのサービスは緊急連絡の配信、個人情報の編集など、管理者権限を持っているユーザのみ操作が可能になる制限を設けています。個人情報の漏洩を予防できる体制を整えるためです。
管理者権限を持つユーザを十分に発行できる機能がないサービスでは管理者権限の追加をする際、別途費用がかかる場合があります。それを見越し管理者権限を災害担当者分用意できる機能があるサービスの導入を考慮し運用費を削減することも必要です。
500人以上の企業規模
企業規模が大きいため各店・部署間の連携がしっかり取れるサービスを選択することが重要です。（より大きな企業規模の場合複数の安否確認システムを稼動させ災害・緊急時に備えるパターンも出てくるかと思われます）
連携がうまく取れないことにより迅速に行動を起こせない可能性も十分あります。そのようなリスクを回避すべく連携がとりやすい＝各店・部署間の情報共有をしやすいサービスを選択しましょう。
これはデモ画面などを実際に操作し、各店・部署間で一番情報共有がしやすいサービスを綿密に調査する必要があります。
また、多くの個人情報を取り扱うため、セキュリティ体制が整っていること、大事なデータが消失してしまわないようデータ管理がしっかりしているサービスを選択しなくてはなりません。そういった個人情報の取り扱いが企業として重要視されます。しっかりと選択しましょう。
機能で考える
やはり「業務に一番適したものを選択すること」です。サービスを導入後、どのように運用していくかを定め、その運用体系で必要になる機能だけを選択していくとよいでしょう。
もちろん多機能であればその後別の運用方法も発見できるでしょうが、別途オプションとして利用料を支払うものもあります。
安否確認システムは「社員の安否を正確に確認するためのサポートをしてくれるサービス」です。社員の安否確認に必要な機能がしっかりと揃っている事、かつ想定費用で運用できる安否確認システムを選びましょう。
しっかりと必要な機能、不必要な機能を判断しお客様の「業務に一番適した」サービスを選択しましょう。
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